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SMA1 è un sistema per la trasmissione, la ricezione e l’archiviazione di documenti, facilmente interfacciabile a qualsiasi applicativo gestionale aziendale. Invia, riceve e archivia FAX, EMAIL, SMS e PEC (Posta Elettronica Certificata)

SMA1 intercetta le code di stampa (spool) provenienti da qualsiasi sistema operativo e da qualsiasi applicazione ed effettua in automatico l’invio ai destinatari, utilizzando contemporaneamente differenti metodi di trasmissione (Fax, Email o SMS verso cellulari).

Gestisce anche la sovrapposizione di loghi o immagini di sfondo sui documenti trasmessi e può allegare files aggiuntivi durante la trasmissione via email.

Un’unica coda di stampa può essere inviata contemporaneamente a più destinatari anche in modo combinato (Fax, Email o SMS).

Funziona completamente tramite interfaccia WEB.

• Invio automatico di fax, email e SMS da qualsiasi gestionale e dalle applicazioni più comuni quali: Word, Excel, Access, ecc..
• Protocollatura automatica dei documenti in uscita ed in entrata
• Strumenti per la creazione di documenti con modelli personalizzati
• Gestione dell’iter per la redazione dei documenti
• Integrazione con i dati del gestionale
• Multiaziendale, con un unico sistema è possibile gestire in maniera separata fax di diverse aziende
• Distribuzione manuale di fax ed email in arrivo da un unico pannello di controllo
• Distribuzione automatica di fax ed email in base a regole configurabili
• Avvisi automatici all’arrivo di nuovo documento con segnali sul browser o con invio di SMS o email
• Rubrica di nominativi per la spedizione integrata nel prodotto organizzabile in categorie
• Spedizione a indirizzi multipli e combinati; stesso documento trasmesso contemporaneamente a più destinatari in maniera diversa (fax, email, sms)
• Gestione di più modem in trasmissione e ricezione anche di modelli diversi
• Associazione di un utente a più gruppi contemporaneamente per agevolare le funzioni di distribuzione dei fax in arrivo
• Assegnazione fax ricevuto a più utenti e/o gruppi
• Possibilità di assegnare uno o più modem ad una specifica azienda per agevolare le funzioni di distribuzione e per una maggior riservatezza delle informazioni
• Refresh delle pagine web in automatico per un pratico monitoraggio delle attività correnti (distribuzione, coda di trasmissione)
• Accesso all’archivio tramite un’interfaccia impostata come un calendario per una visione sinottica mensile
• Analisi immediata delle informazioni relative all’ultima settimana dalla home page di ciascun utente
• Potente funzione di ricerca con ordinamenti liberi per ciascuna chiave di ricerca
• Gestione degli SMS da e verso cellulari
• Invio SMS da semplici stampe prodotte da qualsiasi gestionale o da applicativi office
• Invio rapido di SMS dall’interfaccia WEB
• Integrazione del motore SMS con pacchetti gestionali anche tramite accesso diretto al database per funzioni di invio SMS schedulati a tempo o ON-Demand (a richiesta)
• Gestione allegati email in formato PDF-A

Il principio di base su cui è fondato il meccanismo di automatizzazione della trasmissione e dell’archiviazione è molto semplice: devono essere presenti soltanto delle parole chiave all’interno della stampa da spedire.

Possiamo affermare che è il modo più semplice per automatizzare il processo di trasmissione ed archiviazione del documento perché, parlando di interventi sul software applicativo, la cosa più semplice è la stampa di un dato.

Spesso anche gli utenti finali sono in grado i modificare da soli i report del programma.

Nel manuale sono indicate le parole chiave da stampare, che possono essere inserite in qualsiasi punto del report, in qualsiasi font o formato, anche di colore bianco per essere rese invisibili nel documento trasmesso.

Per esempio: nello stesso report può essere specificata contemporaneamente più di una destinazione: diversi numeri di fax o indirizzi email o numeri di cellulari o anche una combinazione di questi (un listino deve essere inviato via fax al cliente e una copia per conoscenza via email all’agente; oppure una conferma di spedizione per email al cliente e un SMS all’agente per avvisarlo dell’avvenuta partenza della merce).